Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento de un profesional.
Los tres documentos, en una tabla
| Presupuesto | Albarán | Factura | |
|---|---|---|---|
| Qué es | Una propuesta de precio antes de hacer el trabajo | El justificante de lo entregado o realizado | El documento fiscal de la operación |
| Cuándo | Antes de empezar | Al entregar | Al realizar la operación |
| Lo firma o acepta | El cliente, si lo acepta | El cliente, al recibir | No requiere la firma del cliente |
| Es obligatorio | No | No | Sí, con las excepciones que fija el reglamento |
| Lleva IVA que declarar | No | No | Sí |
Presupuesto
El presupuesto es una oferta: dices qué vas a hacer y cuánto va a costar. Si el cliente lo acepta, ya tienes lo acordado por escrito. No es una factura y no entra en tu declaración de IVA. Conviene que indique qué incluye y qué no, y hasta cuándo es válido.
Albarán
El albarán documenta una entrega de productos o la realización de un trabajo. Es un documento comercial, no un documento fiscal obligatorio (el reglamento de facturación no lo regula): sirve de prueba de lo que se entregó y de quién lo recibió. Es útil cuando entregas por partes o cuando la factura se emite más tarde: un albarán por cada entrega, y la factura al final.
Factura
La factura es el documento fiscal de la operación. Es la que debes expedir cuando la realizas (con las excepciones del reglamento), la que lleva el IVA y la que declaras. Qué datos debe llevar, cómo numerarla y en qué plazo emitirla lo cuenta la guía Cómo hacer una factura.
Qué documento necesitas en cada caso
- Un trabajo con precio cerrado antes de empezar (una reforma, un encargo): presupuesto y, al terminar, factura.
- Entregas por partes (materiales a una obra, pedidos en varias fechas): un albarán por cada entrega y una factura al cobrar.
- Una venta o un servicio que se cobra al momento: directamente la factura.
Si cobras un anticipo
Si el cliente te paga un anticipo al aceptar el presupuesto, ese cobro ya devenga IVA (art. 75.Dos de la Ley del IVA) y el reglamento de facturación obliga a expedir factura por los pagos recibidos antes de realizar la operación (art. 2.1): emite una factura por el anticipo y, al terminar, descuéntalo en la factura final. Es un error frecuente en las reformas: se cobra una parte al aceptar el presupuesto y no se factura hasta terminar la obra, pero el IVA de ese cobro ya se debe declarar en su trimestre. El presupuesto, por sí solo, no lleva IVA; el dinero que recibes a cuenta, sí.
Puedes ver cómo encaja cada documento en un oficio concreto en las páginas de reformas e instaladores y de talleres y tiendas.
Cómo enlazarlos en GMN
En GMN los tres documentos comparten cliente y líneas, así que no hay que copiar nada a mano:
- Presupuesto. Créalo desde la ficha del cliente con Crear Documento > Presupuesto, o desde Documentos > Presupuestos. Los totales se calculan solos y puedes enviarlo por email desde Acciones > Enviar por Email.
- De presupuesto a albarán o a factura. Cuando te lo acepten, en Acciones elige Convertir a Factura (o Convertir a Albarán si primero entregas). El nuevo documento hereda el cliente y las líneas. Solo se puede convertir un presupuesto que aún no se ha facturado, para no cobrar dos veces el mismo trabajo.
- De albarán a factura. Cuando toque cobrar, en el albarán, Acciones > Convertir a Factura. Cada albarán muestra si está Facturado o No Facturado, y puedes filtrar el listado por ese estado para ver qué entregas tienes pendientes de cobrar.
Los presupuestos y los albaranes tienen un límite mensual que depende del plan; las facturas y los clientes no tienen tope en ningún plan. Los límites de cada plan están en la página de precios.