Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento de un profesional.
Cuándo hay que hacer una factura
Los empresarios y profesionales deben expedir factura por las entregas de bienes y las prestaciones de servicios que realizan. El reglamento prevé algunas excepciones, por ejemplo para ciertas operaciones exentas de IVA o para los servicios financieros y de seguros. Si tu cliente es una empresa o un autónomo, factura siempre. En algunos casos se puede expedir una factura simplificada (el antiguo ticket): por ejemplo, cuando el importe no supera 400 € IVA incluido o, en actividades como la venta al por menor o la hostelería, 3.000 €. Si dudas de si es tu caso, pregúntalo a tu gestoría. GMN emite facturas completas, no simplificadas.
Qué datos debe llevar
El reglamento de facturación fija el contenido mínimo. En una factura ordinaria deben constar:
- Número y, en su caso, serie. La numeración dentro de cada serie es correlativa.
- Fecha de expedición.
- Nombre y apellidos o denominación social completa de quien emite la factura y de su cliente.
- NIF de quien emite la factura y del cliente. En una factura completa el NIF del cliente es obligatorio en las operaciones que se realizan en España cuando quien la emite está establecido aquí, en las entregas exentas a otro país de la UE y cuando el cliente es el sujeto pasivo (inversión del sujeto pasivo).
- Domicilio de quien emite la factura y de su cliente.
- Descripción de la operación y los datos para calcular la base imponible, incluido el precio unitario sin IVA.
- Tipo o tipos de IVA aplicados.
- Cuota de IVA repercutida, indicada por separado.
- Fecha de la operación, si es distinta de la fecha de expedición.
- Si la operación está exenta, la referencia a la norma o la indicación de que está exenta.
Según el caso hay otras menciones obligatorias, como «inversión del sujeto pasivo» o el régimen especial del criterio de caja. Si aplicas retención de IRPF, refléjala también en la factura para que el cliente sepa cuánto retiene: tienes los detalles en la guía IVA e IRPF en tus facturas.
Cómo numerar las facturas
Cada serie lleva su propia numeración, correlativa. Puedes usar una sola serie o varias, y hay series que son obligatorias: las facturas rectificativas deben ir en una serie específica. Por eso, cuando corriges una factura emitida, la rectificativa no continúa la numeración de las ordinarias. Lo explicamos en la guía Factura rectificativa.
Cuándo hay que emitirla
La factura debe expedirse en el momento de realizarse la operación. Si tu cliente es un empresario o profesional que actúa como tal, el reglamento da de plazo hasta antes del día 16 del mes siguiente (es decir, hasta el día 15) a aquel en que se produjo el devengo del IVA. No conviene apurar el plazo: cuanto antes la emitas, antes puedes cobrarla.
Un ejemplo
Un instalador factura a una empresa un trabajo de ocho horas más el material, con IVA general:
| Concepto | Cantidad | Precio | Importe |
|---|---|---|---|
| Mano de obra de instalación | 8 h | 45,00 € | 360,00 € |
| Material | 1 | 140,00 € | 140,00 € |
| Base imponible | 500,00 € | ||
| IVA 21 % | 105,00 € | ||
| Total factura | 605,00 € |
El IVA se calcula sobre la base imponible. Para saber qué tipo de IVA corresponde a cada producto o servicio, consulta la guía IVA e IRPF en tus facturas o la tabla oficial de la Agencia Tributaria.
Cómo hacerla en GMN
- En Facturas, pulsa Crear Factura y elige el cliente. Si todavía no existe, créalo antes en Clientes.
- Añade cada línea con su descripción, cantidad, precio y Tipo IVA. Si aplicas retención de IRPF, elige el porcentaje en Retención (%).
- Revisa los totales: subtotal, IVA, retención y total se calculan solos con cada línea. El número de factura lo asigna GMN.
- Guarda. La factura nace como borrador: puedes editarla las veces que quieras y su PDF lleva la marca de agua BORRADOR.
- Cuando esté lista, emítela desde Acciones > Emitir a VeriFactu. GMN envía el registro de la factura a la Agencia Tributaria, el PDF incorpora el código QR tributario y la factura queda como documento definitivo: ya no se puede editar ni borrar. Para emitir necesitas tener VeriFactu activo y el certificado digital de tu empresa subido a GMN; lo cuenta la página de VeriFactu.
- Envíala por email al cliente desde la propia factura y marca el cobro cuando llegue. Si se retrasa, puedes enviarle un recordatorio.
Errores habituales
- Datos del cliente incompletos o con el NIF mal escrito. Revísalos antes de emitir: una vez emitida ya no se edita.
- Tipo de IVA equivocado. Si tienes dudas sobre el tipo aplicable, consúltalo antes de emitir.
- Saltarse números de la serie o reutilizar uno.
- Emitir tarde. Respeta el plazo de expedición.
- «Arreglar» una factura emitida editándola. Una factura emitida se corrige con una factura rectificativa, no modificándola.